抱えてるタスクを全て洗い出すと、むしろタスク管理は進まないのではという話です。
「タスクを全て書き出す」と、処理しきれなくなる
やろうと思ってたことがいつまでも終わらず、ついつい先延ばししてしまう。
そういった状況を解消するために、タスク管理は多くの人がやっていると思います。
タスク管理の鉄則として、まず「全てのタスクを洗い出す」という作業があります。
頭の中で処理しようとせず、まずは全てのタスクを洗い出すことで可視化し、優先順位をつけて取り組んでいくというステップです。
でも、私はこれがうまくいきませんでした。
洗い出していくと、無限にやることがでてきて、終わる気配がなくなるのです。さらに、翌日にはさらにやるべきことが増えていき、タスクが1つ減っても3つぐらい増えるという状況が起こります。
どんどんやるべきToDoリストが増えていき、やがて破綻します。
だから、全てを洗い出すことよりも、「今日は何をやるべきなのか」、「その次に何をするのか」を把握するぐらいが現実的ではないかと思います。
全て書き出すよりも、今日やることだけに集中する
タスクを把握するにあたって、「全てのタスクを書き出す」のではなく、次のようなステップで整理をしています。
- タスクが発生したら、とりあえずメモ帳かNotionに残しておく
- メモしたタスクの中から、「今日やること」を決めて、リストにする
- リストに沿って、タスクを実行する
- 一日の終わりに振り返りをして、実行したタスクにかかった時間を確認する
- 明日もやる必要のあるタスクは、明日のタスクとして再度リストに追加する
- 朝になったら2に戻って、以下繰り返し
タスクを全て書き出すということはせず、「今日やること」に集中して、今日できることだけをリストにして実行していきます。
全てのタスクを書き出していっても、やるべきことが増えすぎて、優先順位の低いものはいつまでも手をつけられなくなります。
そうすると、ずっとタスクが残ったままになり、気持ちも良くありません。
その点、タスクの全てを書き出すのではなく、「今日やること」だけを決めることで、現実的に手をつけられるものだけがリストになり、それをこなすことができればすっきりできます。
ずっと手つかずのタスクが残っているのは精神衛生上良くないですし、今日できるタスクをやりきるというのはそこまでハードルの高いことではありません。
「漏れ」が発生しないための対策
タスクを全て書き出すということはせず、今日やることだけを洗い出すということをしようとすると、複数のタスクがある仕事の場合、タスクに漏れが出るのではないかという懸念があります。
一つの仕事の中で、複数のタスクが発生する場合、私は一応Notionにプロジェクトごとのノートを作成しておき、そこに複数のタスクを備忘として書いています。
その備忘メモの中から、「今日やること」をピックアップして今日のタスクを実行するようにしています。
ですが、あくまで備忘で、タスクを網羅的に全て洗い出すということまでは考えていません。
タスクリストが肥大化して、やりきれなくなることの方が困ります。
タスクを全て書き出して、頭の中にあるものを全て吐き出すという方法もありだとは思います。しかし、仕事が忙しくなると、日々やるべきことは増えていきます。
タスクの減るスピードよりも、増えるスピードの方が速くなりがちです。
タスクを全て書き出すことで、かえってしんどい思いをしたことがある場合は、全てを書き出そうとはせず、「今日できること」に集中して、「今日」という制約の中でできることは何かを考えると、意外にタスクを減らしていくこともできるかもしれません。
