社外の人や社内の役員と打合せをするときは時間厳守でも、社内の親しい関係の人だったり部下との打ち合わせだと時間にルーズになり、直前にリスケしたりすることもあると思います。私もやってましたが、今となっては反省しています。誰と打合せをするにしても、時間厳守を徹底したいです。
「スイマセン。前の会議が押してて・・・」
サラリーマン時代、1日のほとんどの時間が打合せで埋まることがよくありました。
打合せによっては、予定時間をオーバーしてしまうこともあります。次の打合わせの予定に食い込んでしまって、次の打合せの参加者にチャットで時間をズラしてもらうことを伝えるのはよくあることだと思います。
次の打合せの参加者が社外の人や自分の上司だったりしたらズラしてもらうことはしませんが、自分の同僚や後輩だったりした場合、割と気楽にリスケをお願いしがちです。むしろ自分は忙しいのだから時間をズラすことぐらい何でもないではないか、という心持ちでした。
今思えば、良い態度ではありませんでした。誰との打合せであっても、遅れるべきではないし、リスケすることになったとしたら自分の実力不足を顧みるべきでした。
サラリーマン時代にはそんなことを考える余裕はありませんでしたが、今はそういった他人の時間を奪うことがないように気を付けています。
時間の感度を上げる
普段何気なく仕事をしていると、時間を強く意識することは多くないと思います。昼休憩まであと何時間とか、終業時間までの時間を気にすることはありましたが、この1時間でどれだけの仕事をするかといった「生産性」の観点から時間を意識することはほとんどありませんでした。
ですが、そのような働き方だと、時間は延々と伸びて、どれだけ時間をかけても仕事は終わることはないでしょう。
打合せも同じで、1時間の会議であれば1時間以内で全部の議題を終わらせるということを強く意識しないと、平気で10分、20分と延長することになるでしょう。
次の時間に打合せがなければまだいいですが、そうでないなら、次の打合せを待っている人の時間を奪うことにもなるので、時間を強く意識して、「時間内に終わらせる」ことを優先することは重要です。
「忙しい」は言い訳にならない
私がそうでしたが、打合せに遅れたり時間を直前に時間を変えたりするとき、「自分は忙しいから仕方ない」と考えてしまっていました。
それで許してくれる人もいるかもしれませんが、許されないこともあるでしょう。許されないと思っていた方がいいです。
打合せが連続するようなことになれば、必ず時間内に終わらせて、次の打合せに間に合うようにする、さらにいえば、連続して打合せが続くような過密なスケジュールにそもそもしない業務の管理が重要です。
社内の人であっても、ごく親しい人との打合せであっても、時間を直前でリスケしたりすることは相手の時間を奪うことですので、避けるようにしましょう。
