経理は自分でやることをおすすめしていますが、やはり外注したいという意向もあるかと思います。もし私が経理を外注するなら、ここは準備しておきたいと思うことをまとめました。
ネットバンクにする
銀行をネットバンクにするのはマストかと思います。
紙の通帳だと、リアルタイムに入出金が確認できなくなり、経理が遅くなります。
かといって毎日ATMで記帳するのも現実的ではないでしょう。
ネットバンクじゃなくても、みずほ銀行の「WEB帳票サービス」のように、ネットで振込などはできなくても、入出金だけをネットで確認できるサービスもあります。
ネットバンクは法人だと有料のものもあるので、どうしても有料が難しいのであれば、このような入出金だけをネットで確認できるサービスでもいいと思います。
ネットバンクを使えるようにしておけば、外注先の人も入出金を確認しやすいですし、経理がスムーズに進められます。
通帳を外注先に預けるのは難しいと思いますし、ネットバンクの方が経理の外注は進めやすいです。
ネットバンクを契約している方が、freeeやMFクラウドといった会計ソフトとも連動できます。
もしクラウド会計ソフトで入出金をリアルタイムに把握したいのであれば、ネットバンクは必要です。
（必ずしもクラウド会計ソフトとネットバンクは連携させなくてもいいですが）
領収書類は極力データにする
これは個人的な趣味の問題もあるかもしれませんが、経費の領収書は紙ではなく、データで保管して、外注先と共有するほうがいいでしょう。
紙の領収書を月に1回まとめて外注先に郵送するというのは、紛失するリスクもありますし、保管も場所を取ります。
データであれば、後からでも確認ができますし、（データ消失というリスクはあるものの）紙に比べて紛失のリスクも低いです。
紙の領収書をスキャン or スマホで写真を撮るのでもいいですが、少し手間がかかります。
極力紙の領収書は受け取らず、データで受け取るようにしましょう。
クレジットカードの決済で、領収書がない場合には、クレカの明細でもいいです。
クレカの明細もネットで確認できるので、紙ではなくネットからいつでも取れるようにしておきましょう。
PL・BS・資金繰りはチェックする
経理作業自体は外注するとしても、外注してもらった結果であるPL・BSが読めるようにはしておきたいです。
先月はどれぐらいの売上だったのか、経費はどれぐらいかかって、利益はどれぐらい出たのか。キャッシュはどれぐらい残っているかという情報がすべてPL・BSには載っているので、PL・BSを見て業績を把握できるようにしておきましょう。
また、資金繰りの状況についても確認できるようにしておきたいところです。
PLと近いものではありますが、完全に一致しないこともあります。利益は出ているのに、手元のキャッシュが少なくて余裕がない、という可能性もあります。
資金繰り表をExcelで作る方法もありますし、freeeや弥生などの会計ソフトの機能でも、資金繰りを確認できるものがあります。
Excelで作成するのがハードルが高ければ、会計ソフトの機能を使うのでもいいでしょう。
経理を外注するとしても、数字に関することは全て丸投げというのは望ましくありません。
外注してもらうとしても、インプットとしての銀行データや領収書類のデータ化、アウトプットとしてのPL・BSを読むリテラシーを高めることは必要です。
▪️編集後記
昨日は自宅で税理士業。夕方から西大寺の百貨店で食事した後、夜は奈良公園で「なら燈花会」へ。
初めて行きましたが、普段とは違う奈良公園の景色を楽しめました。
