日々の仕事でToDoリストを使ってタスクを整理することがあると思いますが、時間を意識せずにToDoリストを作っても終わることはありません。Googleカレンダーを使い、時間を意識しながらタスクを管理することがおすすめです。
ToDoリストは、終わらない
仕事でToDoリストを作る人は多いと思います。私もいろいろな方法を試しました。
Excelでタスク管理表を作る
手書きのチェックリストを作る
タスクを書いた付箋を貼る など
ですが、どれもうまくいきませんでした。タスクが増える一方で全くリストが片付かず、だんだんリストを見るのが嫌になってくるからです。
この手のToDoリストが終わらないのは、「あれもこれもやろうとする」ことが要因です。
1日は24時間しかなく、食事や睡眠、通勤時間や事務作業などを差し引くと、ToDoリストに書くような仕事に取り掛かれるのはせいぜい5～6時間ぐらいではないかと思います。
この5～6時間で何十個もあるToDoを片付けるのは不可能です。制限があると、その制限の中でどうやって終わらせるかを考えるので、ToDoリストを羅列していくよりもタスク管理の精度が高まります。
Googleカレンダーで、タスクを整理する
私はその日のうちにやる必要があるタスクは、全てGoogleカレンダーに入れます。
仕事のタスクだけでなく、朝食や昼食、通勤時間、寝る予定の時間などもGoogleカレンダーに入れています。仕事以外のタスクもカレンダーに入れることで、一日で仕事に使える時間が思っていたよりも少ないことを自覚できます。
できれば、仕事や家庭以外でやってみたいこと、やろうと思っていることも先にカレンダーに入れてしまいましょう。
読書、運動、セミナー受講、資格の勉強など、時間がないとできないようなことも先にカレンダーに入れておくと、実行しやすくなります。
また、「今日やる必要はないが、いつかやらなければならないもの」もリストにはあると思います。そういう急ぎではないタスクが自分の目に付くところに書かれていると、どうしてもそれが気になってしまい、優先でやることへの集中が切れてしまいます。
そういうタスクは「Google ToDoリスト」に入れて、普段は目につかないところに記録しておき、空いた時間にそのToDoリストをチェックしてカレンダーに入れるかどうかを考えます。
1440分（24時間）の中で、何をやるか、何をやらないか
24時間は60分×24=1440分です。長いようで意外に短いです。
仕事でもプライベートでも、やりたいこと、やらなければいけないことがたくさんあり、それを毎日の1440分の中でやる必要があります。
「何を優先してやるか」も重要ですが、「何をやらないか」も重要です。
特に仕事は、よく考えると無駄なことも多かったりします。まずは自分がやりたいことや自分の将来のためにやろうと思っていることで時間をブロックしてしまい、空いた時間でいかに仕事を終わらせるかを考えると、タスク管理もうまくいくかもしれません。
