クラウド会計ソフトのOCR読み取りは経理の効率化に有効か?

主にクラウド会計ソフトで提供されている請求書の自動読み取り->自動仕訳ができる機能。私は使ってません。でも、毎月何10件と請求書を受け取っているなら、利用してみるのもありかもしれません。

目次

マネーフォワードの場合【AI-OCR】

マネーフォワードの「MFクラウド」を例にすると、「AI-OCR」という機能があります。
受け取った請求書のPDFをアップロードすると、OCRで取引先や金額を読み取ってもらい、経理の勘定科目も推測してくれます(どこがAIなのかはよくわかりません)。

請求書をアップするだけで、手入力をせずに自動で経理ができるのがウリです。

Screenshot

ただ、マネーフォワードだとこの機能は有料です。月5件までは無料、6件目以降は1件あたり20円の従量課金です。
もっと高いサービスもありますし、従量課金とはいえそんなに高額ではないかなと思います。

取引が多く、請求書を毎月数十枚処理する必要があるという場合には、使ってみてもいいかもしれません。

ただ、利用必須というわけではありません。読み取り機能を使わなくても、クラウド会計ソフトは活用できます。

Excelで入力してみる

請求書の数がそんなに多くないのであれば、ExcelあるいはGoogleスプレッドシートにデータを入力する方が速かったりします。

↑のように、A列に日付、B列とC列に勘定科目、D列に金額を入れたものを作っておいて、会計ソフトにインポートすれば、仕訳は会計ソフトにもインプットできます。

クラウド会計ソフトは、データ入力が蓄積されていくと勘定科目を学習して、自動で経理してくれる機能がありますが、Excelでも、前月と同じ取引は行をコピーすれば、推測ではないですが効率的に入力可能です。
会計ソフトの仕訳の複製とかよりも、Excelのフィルター機能、検索機能といったExcel操作のスキルの方が、経理以外にも活用できるので汎用性が高いです。

フリーランスや小規模法人の場合、請求書の数は一般的にそんなに多くはなく、だいたい1ヶ月で10件とか多くても30件ぐらいではないかと思います(もちろん業種にもよりますが)。
それぐらいの件数であれば、OCR機能を使って経理をするよりも、Excelの方がおすすめです。

請求書が毎月膨大ならば、利用価値あり

クラウド会計ソフトというと、銀行口座との自動連携、経理作業の自動登録、データの読み取りというような機能を使いこなしていくイメージがありますが、別に全部使う必要はありません。

銀行口座と連携させた方が入出金の漏れが出ないので便利ですが、ネットバンクを会計ソフトとAPI連携するには有料の場合があります。創業間もない会社であれば、そこにコストをかけたくない事情もあると思いますし、マストでかけるコストでもないと思います。

従来の弥生会計や勘定奉行と同じ会計ソフトなので、「せっかくのクラウドなんだから口座連携しないと」とか「データの読み取りしないと」と考える必要はありません。
普通にExcelで入力したり、会計ソフトに直接入力した方が楽な場合もあります。
私は後工程の分析に活用することを考えて、Excelで経理することをおすすめしています。

とはいえ、取引量が増えてくるとExcelで作業することに限界が来ることもありますので、規模が大きくなっていく場合には、今回紹介したようなOCRによる読み取りは便利な機能です。
膨大な請求書を処理する必要があるのであれば、活用してみてもいいでしょう。



▪️編集後記
昨日は税理士業でZoom打ち合わせ。その後、ホームページの改修(セルフマガジンの告知ページ作成など)。
セミナーの企画など。ブログ開始してちょうど1年なので、記念セミナーを考えております。
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