会計ソフトのfreeeは便利なところもありますが、しばらく放置してたりするとグチャグチャになることがあります。いろんな事例を見ていると、3つぐらいの要因があります。
現金を使っている
普段の経費の支払いや振込はクレカや銀行振込を使っているけど、たまに社長個人の財布から現金で経費を払うことがあるかと思います。
この場合、会社の経理としては「役員借入金」を使うべきなのですが、それを使わずに経理上も「現金」で処理していることがあります。
会社のお金と社長個人のお金は分ける必要があります。
でもそれが混同してしまい、社長個人の現金なのに会社の現金を使ったという処理をしてしまい、freee上でおかしなことになります。
freee上で現金の残高がマイナスになっていたりするのは、ほとんどがそれが原因です。
いったん「役員借入金」で処理して、後から経費精算のような感じで会社から個人の財布に移動させるのが本来の方法です。
でも、「現金で払ったからfreeeでも現金で払ったことにした」というケースが多く、これが1年間積み重なるとfreeeがグチャグチャになります。
現金はいろいろ管理がややこしいので、極力使わないことをおすすめします。
自動と手動を混同している
freeeでもマネーフォワードでもそうですが、最近の会計ソフトは「自動化」が増えました。
ですが、手入力もできるようになっています。
同じ取引を、自動でも手動でも入力してしまって、経費が二重に入っているということがよくあります。
例えば、クレカをfreeeに連携させているときによく起こります。
クレカを使って経費を払った場合、クレカ情報をfreeeに連携させていれば、自動で経費が入ります。
一方で、そのクレカで払った経費のレシートを見て、後から手入力でも経費を入れてしまうということがよくあります。
そうなると、自動で入力した経費と手動で入力した経費とが重複してしまい、経費が二重に入ってしまいます。
今期は利益が出そうなのに、freeeの業績を見るとなぜかあんまり利益が出ていないという状況で、よく見るとこれが原因だったりします。
1年間積み重なるとかなりの量になるので、修正するのも大変です。
レシートを写真に撮ってfreeeにアップロードするというのは義務ではありません。
なので、取引の入力を一本化するために、基本的に手入力はしないという方針にした方がいいです。
請求と入出金が重複している
売上や経費の入力のタイミングも要注意です。
例えば売上の場合、本来の処理としては、請求書を顧客に送ったタイミングで売上を入れます。
でも、請求書を送ったタイミングではなく、実際に入金があったタイミングで売上を入れていたりすることがあります。
末締め翌月末払いとかだと、1ヶ月売上が遅れていることになります。
それだけだったらいいのですが、freeeの請求書ソフトと連携させている場合、freeeで請求書を作ったタイミングで売上が記録されて、入金があったときにも売上を入れてしまい、二重に売上が入ってしまうということがあります。
逆に経費の方でも、取引先から請求書が来たときに経費を記録し、実際に支払ったときにも経費に入れてしまって、二重に経費が入ってしまうということがあります。
顧問税理士はつけずに、会社が自分で経理をすることは可能です。
年に1回だけ税理士に決算と申告だけを依頼するというパターンもあるでしょう。
ただ、年に1回だけ税理士に依頼するとしても、あまりにもfreeeがグチャグチャすぎると税理士も受けてくれなくないかもしれません。
顧問税理士はコストがかかる、というのは確かにそのとおりですが、かといって何もチェックしていないと、受けてくれる税理士がおらず、受けてくれても高くて結果的にコストがかかってしまう可能性もあります。
完璧にできている必要はないですけど、ある程度の下地づくりとか定期的なチェックは必要になります。
私の方でも、freeeの導入支援で3ヶ月間のサポートをしています。
▪️編集後記
昨日は午前中は顧問のお客様と打ち合わせ。
午後はお客様の税務調査フォローや契約手続など。
▪️娘日記（1歳）
焼き魚が好きでパクパク食べています。今のところ好き嫌いもなく何でも食べるので嬉しい限りです。
