日々大量のメールがやり取りされていますが、返信が必要なメールは、「即レス」とまではいかなくても、24時間以内には返信しておきたいです。ちゃんとメールが届いているか、相手を無駄に不安にさせない方が望ましいからです。
メールの返信は「生存確認」
先日、あるサービスを使っていて相手先とメールのやりとりをしていたのですが、こちらから質問のメールを先週の金曜日に送信し、翌週の火曜日である今日の時点で返信はまだ来ていません。
急ぎの要件でもないですし、相手も忙しいのだろうと思って気長に待っていますが、メールがちゃんと送信されているのか送信トレイを何回か確認したり、送信されていても見落としされているのではと少し不安にはなってしまいます。
とはいえ、わたしも他人のことをとやかく言う立場にはなく、相手からメールが届いても「あとで返信する内容を整理してから返信しよう」とか、「新しい情報が入ってくるかもしれないから、その情報とまとめて一緒に返信しよう」と考えて、数日返信しないということをやりがちです。
しかし、受け手の立場からすると、確認が必要ならば「確認します」という連絡があるだけでも、そもそもメールが届いていないのではという不安からは解放されるため、安心感があります。
自分への戒めでもありますが、「生存確認」のためにも、遅くとも1営業日以内には返信した方がいいと思いました。
メールの「即レス派」と「まとめて返信する派」
日々忙しく仕事をしている社会人にとって、メールの処理は大きなタスクです。やらないといけないことがあるのに、途中でメールが来るとその対応に追われ、結局メールの処理だけで1日が終わってしまうことはよくあります。(メールだけでなく、チャットでも)
ネットや書籍では、メールは「即レスした方がいい」派と、「即レスすべきでない」派がそれぞれあって、両方の意見に納得感があります。
即レス派の意見としては、
- 即レスした方が相手から好感を得やすい
- 即レスした方がタスクが溜まらないので結果的に効率的になる
一方、即レスすべきでない派の意見としては、
- メール来るたびに即レスしていては集中できない
- メール対応のタスクは自分でコントロールすべき
といったような意見があります。
メールの返信を受ける立場になったとすると、急ぎの要件でもない限り、すぐに返信が来るのに越したことはないぐらいの感覚ではないでしょうか。早く返信が来た方がうれしいけど、即レスじゃないと困るということでもありません。
わたしの場合、最近は「メールをチェックしたら」即レスするようにしています。メールが来るたびに即レスするのはさすがに他の仕事に影響が出るのでしていませんが、メールを開いてチェックするときに要返信のメールが来ていたら、即レスするようにしています。
その方が自分のタイミングでメールの処理ができますし、後で「返信どうしよう」と考えることもなくなるので効率的です。(返信するのに確認が必要なものであっても、「確認してから改めてご連絡します」というメールを返信するようにしています。)
とはいえ、いつも完璧にルールを徹底できているわけでもなく、仕事が立て込んでくるとそのルールも崩れがちになるので、常に意識していなければなりません。
返信のスピードではなく、相手を不安にさせないことが重要
メール(チャットも含む)のやりとりでは、返信を早くすればいいのではなく、相手を無駄に不安にさせないことが重要です。
やみくもに即レスだけしててもその後のフォローがイマイチであれが信頼されないでしょうし、かといってじっくり確認してから返信しようとするとタスクが溜まってしまって返信が漏れてしまったり、相手も「ちゃんと届いてるか」不安になるでしょう。
そういう意味では、即レスとは言わないまでも、24時間以内には返信をして、確認が必要ならその旨だけでも早めに連絡するのが、相手を無駄に不安にさせない現実的な対応ではないかと思います。