経費の振込が複数ある場合のExcel管理

経費の支払いについて、月に1件・2件であれば漏れるリスクは低いですが、10件・20件と支払いがある場合、支払い漏れのリスクも高くなります。Excelで管理することで、漏れやダブりがないかを確認することもできます。

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請求書が来たら、Excelで「支払いリスト」を作成

多くの場合、請求書はPDFなどのデータでもらうか、紙で郵送されてくるかと思います。

Excelで↓のようなリストを作成しておき、請求書が届いたらこのリストを更新します。

「日付」は請求書に記載されている日付で、経理上経費にする日でもあります。
「振込日」は相手先に振込をする日です。多くの場合、翌月末などになることが多いでしょう。

このExcelには、支払先の口座情報なども別シートで記入しておきます。

口座情報をXLOOKUP関数でリストにも呼び出します。

赤枠の部分は、関数で口座情報のシートから呼び出しています。

このようなリストを、請求書が相手先から送られてきたら随時更新するようにします。

Excelから振込データを作成→ネットバンクにインポート

上記のリストを更新し、月末などの振込の時期になったら振込用のデータを作成します。

今回は、GMOあおぞらネット銀行で振込をする場合の手順を説明します。

赤枠の部分をコピーし、「Ctrl + N」でExcelを新規作成画面を開きます。
そして、コピーしたデータを貼り付けます。

このシートを、「CSV(コンマ区切り)」で保存します。「CSV UTF-8(コンマ区切り)」だと取り込みできません。

保存したCSVファイルをネットバンクでインポートします。
GMOあおぞらネット銀行だと、「一括振込(WEBアップロード)」で、まとめて振込処理ができます。

推移表で漏れがないかを確認

振込に漏れがないかは、会計ソフトの推移表などで確認するようにしましょう。

前月までは経費が上がっていたのに、当月は経費になっていないということがあれば、支払いが漏れている可能性があります。
前月までと比べて金額が大きく変動しているということがあれば、支払金額を誤っている可能性もあります。

推移表は支払い漏れがないかの確認だけでなく、経営分析にも役立ちます。

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業種によっては、委託や外注が多いというケースもあるでしょう。
市販のソフトを使うという方法もありますが、コストもかかります。

Excelであれば普段から使うこともあるでしょうし、支払い管理のための追加コストはかかりません。

経費の振込が毎月多い場合には、Excelでの管理もおすすめです。



▪️編集後記
昨日は午前中にセミナー受講。
その後、近くのスポーツジムでスイム練習。ランで足を痛めたため、しばらくランは休み。

▪️娘日記
夜に一番大きな声で泣きます。ミルクを飲むときもありますが飲まない日も。
泣くのが深夜ではない(20時から21時ぐらい)ので大変ではないですが、夜が嫌なんですかね?

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