仕事の打ち合わせの記録や備忘メモは、案件ごとにNotionに保管しています。Notionのボタン機能を活用しています。
仕事の打ち合わせメモはNotionで
議事録のような正式なカチッとした打ち合わせの記録はとっていませんが、備忘のためのメモは作成しています。
過去のやりとりを確認することはけっこう多いです。
- 経理業務の進め方について、今のような運用にしたのはどういう経緯だったか
- 必要なタスクに漏れがないか
- 締め切りはいつだったか
そういったことを後から確認するために、メモは残しています。
その打ち合わせのメモは、Notionを使っています。
クラウド対応で、MacでもWindowsでも使えますし、スマホでも確認できます。
具体的には、↓のようなイメージのページを作成しています。
Notionのボタン機能を使った打ち合わせメモ
打ち合わせのメモを作るときは、以下の内容を明記するようにします。
- 日時
- 打ち合わせの主要な内容
- 打ち合わせの目的
- 打ち合わせの後に何をする必要があるか
- 締め切り
- その他のメモ
細かくメモする必要はありませんし、打ち合わせの内容によってはこの5つ全部埋まるわけではありませんが、フォーマットはある程度固めています。
この5つのフォーマットを忘れないようにするために、Notionのボタン機能を使ってテンプレートを呼び出すようにしています。
具体的には、どこか任意のページに、ボタンを挿入します。
次に、ボタンに名前をつけます。今回は、「打ち合わせメモ」としておきます。
次に、ボタンをクリックしたときの動作を設定します。「アクションを追加」をクリックします。新しくメモのページを作成したいので、「ブロックを挿入」を選択します。
「ページ」のブロックを選択します。
テンプレートになるページを作成します。タイトルは「yymmdd_agenda」としておきます。タイトルには、日付と打ち合わせの内容を書くようにします。
また、打ち合わせで決めておきたい「打ち合わせの目的」、「打ち合わせの後に何をする必要があるか」、「締め切り」、「その他のメモ」の見出しを入れておきます。
ここまでできたら、完了です。「打ち合わせメモ」というボタンができますので、打ち合わせが発生したらこのボタンを押せば、メモをすぐに作成できます。
作成したメモは、案件ごとのデータベースに移動させて、いつでも参照できるようにしておきます。Notionに残しておけば、後で検索も用意です。
仕事関係のメモは、案件ごとにNotionに溜めていく
メモは手書きで書いていく派ですが、仕事で備忘として残しておきたいものは、データで保管しています。
データは基本的に消えることはありませんし、検索もしやすいので後から経緯を確認したりするには、データで保管しておく方がいいです。
Notionがないときから、Wordでこういったメモは作成していました。
若手のときは議事録をきっちり作らされて、面倒だなと感じたものですが、要点を押さえたメモは作っておいた方がいいと思います。
記憶だけに頼っていても、仕事が増えると限界が来ます。相手にも迷惑がかかるリスクが高くなります。
NotionでもWordでも手書きのノートでも何でもいいですが、打ち合わせメモを残す習慣をつけましょう。