「誰も発言しない会議」を回避するには

仕事で多くの時間を使う「会議」。必要なものもありますが、誰も聞いてない、発言しないような会議は時間の無駄にもなります。意味のない会議を回避するにはどうすればいいでしょうか。

意味のない会議が発生する原因

朝、今日一日に予定している仕事を確認すると、会議の予定がビッシリ埋まっていることがよくありました。

途中に空き時間があっても、会議の準備とか議事録の確認とかで終わってしまってすぐに次の会議が始まり、気づいたら夜になってぐったり、でも自分がやろうとしてた仕事は何も進んでないということが毎日のようにありました。

会議で何かを決めたり承認することだけが仕事だったら、会議だらけでも良いかもしれませんが、会議以外にも作業や資料チェックをしないといけないにも関わらず、その時間もまともにとれないのは、長時間労働につながる大きな要因だと思います。

また、そもそもやる意味があまりない会議も多くあります。情報共有のためと称して、誰も発言しない、誰も聞いてない会議への参加は時間も体力も消耗します。

なぜこういう意味のない会議が発生するのか。

会議を主催する側としては、会議をしたという事実で、仕事した感が出てとりあえず会議を入れるというのもあるでしょう。

また、とりあえず会議をして、情報は伝えたということにしてしまえば、後から文句も言われにくくなります。

そういう「仕事した感」に振り回されると、自分の時間を失ってしまいます。

自分に関係ないと思ってしまった瞬間、会議に参加しなくなる

一方、自分が会議のホストだった場合、誰も発言してくれない会議は辛いものです。

そうなってしまうのも自分が悪いのですが、会議のアジェンダ、ゴール、決めなければいけないことを明確にしていないと、その会議は意味のないものになってしまいます。これらが明確になっていないと、参加者は自分には関係ないと判断されてしまい、誰も発言することなく、何も決まらない意味のない会議になってしまいます。

自分が会議のホストになったら、まず参加者にとって関係のあることだと思ってもらうことで重要です。

会議を意味のあるものにするために

自分が会議のホストだった場合、参加者が自分ごとだと思ってもらうような工夫が必要です。

よく言われるような「会議のアジェンダ、ゴール、ネクストアクション」を決めるといったこともそうですし、どれだけ自分ごとと思ってもらうかを心掛けます。

また、自分がゲストの場合、極力意味のない会議への参加は回避したいものです。

私の場合、予定を入れさせないように共有カレンダーをブロックする、同じ部署の別の人に参加してもらうなどの対策（？）をして、できるだけ会議への参加を回避するようにしています。