経理をするには、会計ソフトはないとダメなのか。必須だとは思いますが、最低限の利用で十分です。
結論:必須です。
経理に会計ソフトは必須なのか。結論としては、必要だと思います。
というのも、青色申告をするには、会計ソフトで作った帳簿を保存することが法律で求められているからです。
Excelでも出来なくはありませんが、保存が義務づけられている総勘定元帳をExcelで作るのはけっこう大変です。そして、頑張って作ったからと言って用途は特にありません。
多少コストはかかるものの、保存が義務づけられている帳簿を作成するには、会計ソフトを使った方が効率的です。
そういう意味では、個人事業主であったとしても、専用の会計ソフトを使うことは必須といえるでしょう。
一方で、会計ソフトに付属している経営分析のような機能があったりします。
これは、必須ではないと思います。会計ソフトは、あくまで帳簿を作って税金を計算したり、銀行や株主に提出するための決算書を作成するものだからです。
会計ソフトは、帳簿を作るためのもの
教科書的な言い方だと、会計には「財務会計」と「管理会計」の2種類があります。
財務会計は、資金調達などの「財務活動」のために行う会計です。
管理会計は、予算管理などの「経営管理」のために行う会計です。
会計ソフトで作成する決算書や帳簿類は、「財務会計」です。
決算書は、銀行や株主など、会社にお金を出してくれる人に向けて提出するものなので、間違いがあってはいけません。だから、会計ソフトは集計間違いがないように、また、データが壊れたり簡単に変更されないように堅牢に作られている必要があります。
そして、税金の計算も、間違いが少ないであろう会計ソフトのデータに調整を入れて計算することで、公平に税金を集計するようにしています。
一方、管理会計は、多少の誤差があっても、経営の意思決定に影響がなければ問題なかったりします。それよりも、データの見やすさ、加工のしやすさ、わかりやすさが求められます。
このように、目的が違うことを一つの会計ソフトでやろうとしても無理があります。
会計ソフトのデータを使って予算管理をしようとして、タグを付けてみたり、摘要欄にいろいろメモを入れてみたりすることは経理の現場ではよくあることです。
しかし、頑張ってタグを付けたり摘要欄を工夫してみても、社長や経営層の欲しいようなデータがなかなか出なくて、結果、現場で独自に数字を作られていき、その数字と会計ソフトの間に差が出て、その差異を埋めていく、、、という労力がかかったりします。
「会計ソフトは帳簿をつくるためのもの」と割り切り、会計ソフトで経営分析をしようとせず、最低限の利用にとどめておいて良いと思います。
そのためには、Excelで日々の経理データを作成し、会計ソフトにはExcelをインポートして帳簿を作っておくという方法をおすすめします。
Excelで仕訳→会計ソフトにインポート
私の場合、事務所の経理と家計簿を毎日記録をつけています。
毎朝、前日に使ったお金のレシートをGoogleスプレッドシートに記録し、週末にExcelに転記し、通帳との一致を確認しています。
個人事業の収支や、家計の収支、不動産投資の収支も全て一つのExcel内で集計できるようにしています。
Excelのメリットは、グラフや推移表を自分の好みにカスタマイズ出来る点です。自分が確認したいデータもExcelだと確認しやすいため、家計の状態や収支の状況は、全てExcelで管理しています。
「管理会計」を、Excelで作成しているイメージです。
そして、毎月月初にExcelの仕訳データを会計ソフトにインポートし、確定申告に使う決算書や元帳のデータを保存しておきます。
「財務会計」を、会計ソフトで作成しているイメージです。
財務会計と管理会計は似て非なるもので、会計ソフトで全てをやろうと思うと経理だけで疲弊する可能性もあります。
両者は区別して、Excel、会計ソフトを分けて利用することをおすすめします。