ToDoリスト、手帳術、GTDなどタスク管理の方法はいろいろありますが、仕事をいかに減らしていくかを考えることが最強のタスク管理ではないかと思っています。どれだけテクニックを駆使しても、時間に対してやることが多すぎれば、そのテクニックは無駄だと思うからです。
仕事が多いと、どんなテクニックも意味がない
世の中にタスク管理のテクニックは数多あります。アナログなシステム手帳やノートを使う方法や、デジタルなスマホやExcelなどのツールを使う方法など。
ですが、どれだけテクニックを駆使しても、そもそもの仕事量が多ければ、仕事が片付くことはないと思います。
24時間しかない中で、働く時間は多めに見て10時間、もっと多い人もいるでしょう。
一つの仕事が2時間、会議が一つ1時間としても、1日でできる仕事はせいぜい3～4個ぐらいでしょう。
しかし、ToDoリストを作ると、「やらないといけない仕事」は10個、20個とどんどん膨らんでいくのではないでしょうか。
最初は優先順位をつけて少しずつ片付けていったとしても、よほど継続して意識し続けない限り、仕事はどんどん増えていきます。
仕事が片付かないまま、新しい仕事が発生し、さらにToDOリストが増えていき、いずれ破綻することにもなりえます。
仕事を効率的にこなすことより、仕事をなくしていくことを考える方が重要だと思います。
仕事をどうやって減らすか
サラリーマンだと、なかなか仕事の量を自分でコントロールすることは難しいこともあると思いますが、私の場合、以下のようなことを意識しています。
仕事以外の予定を先に入れる
仕事を減らすうえで、仕事以外の予定でブロックすることで、仕事に使う時間を意図的に制限します。
仕事が増えてしまう要因は、仕事に使う時間を無制限にしていることがあると思います。
「夜遅くまで頑張ればできなくはない」、「休日に追い込めば何とかなる」と思ってしまうと、仕事を安易に受けてしまい、結果的に仕事は増えていきます。
「18時以降は仕事をしない」、「プライベートの先約の予定がある」という風に先に予定が入っていると、無制限に仕事を受けることもできなくなります。
会社や上司からの覚えは悪くなるかもしれませんが、仕事が溜まって破綻するよりはマシだと思い、予定をブロックしましょう。
どんな仕事をやっているかをリストにする
今やっている仕事にも、減らせる仕事、減らすべき仕事がないかをリストにして見えるようにします。
ToDoリストのような、やるべきことをまとめたものではなく、その仕事にどれぐらい時間がかかっているのか、また、自分ではその仕事をどう感じているのか（無駄だと感じているのか、スキルアップにつながるとポジティブに考えているのか）といった情報をまとめるリストです。
あまり必要がないと思っている仕事、楽しいと思えない仕事があったら、減らす対象にすべきです。
すぐには減らせないと思いますが、どのようにして減らすかを考えることで、悩みを一歩前進させることができると思います。
無視する
最終手段ですが、自分のところに仕事が降ってきそうでも、無視するというのも手だと思います。
無駄としか思えないような仕事は、やらずに無視し続けると、案外そのまま流れてしまうこともあります。その程度の仕事だったということです。
もちろん、無視してはいけない仕事もあります。その仕事が無視してもいいものかどうかはその場での判断が求められますが、意外に無視できる仕事もあります。
万人にお勧めできる方法ではありませんが、最終手段としてはアリなのではないかと思います。
