毎日メールの受信ボックスに大量のメールが入ってきますが、そのほとんどは自分が宛先ではないものが多く、ただCCで入っているものが多いです。ノイズでしかないものも多く、効率を妨げるものでもあります。
なぜメールにCCを入れるのか？
独立前は、毎朝パソコンのメールを開くと、未読メールが大量に届いていました。
自分の宛先のものもありますが、ほとんどはただのDMか、自分はCCで入っているだけのものだったりします。
ほとんど自分には関係ないメールまで送られてくるせいで、重要なメールが埋もれてしまうこともありました。
もちろん情報共有としてCCに上司などを入れることはありますが、明らかに自分が関係ないようなものもCCで届いてたりします。
なぜCCのメールがあふれるのか。
思うに、
・上司への仕事をしていることの証明
・誰に情報共有すべきかの取捨選択ができていない
・仕事の関係者が多すぎる
といったことが考えられます。
大きい仕事をしていれば、関係者も増えるので仕方ない部分はあります。
しかし、一人の人間が処理できる情報なんて知れています。あまり情報を共有しすぎても、かえって重要な情報を見落とす可能性もあります。
メールの宛先にCCをつけない
今は独立して、税理士業は一人でやっているので、メールに誰かをCCに入れるということはほとんどありません。
あったとしても、数人レベルです。
私自身がCCでメールを送られてくるのが好きではないので、自分もあまりやみくもにCCを入れないようにしています。
情報共有のためにはCCを入れないといけない事情もあります。
でも、そもそもそんなに大量のCCを入れないといけないような、関係者の多い仕事は、少なくとも一人で独立している場合には多くありません。
上場企業や官公庁の仕事でもない限り、そんなに多いことではないでしょう。
極力、メールのCCは入れないほうがいいと思います。
できるだけCCに入らないようにする
自分がメールを送るときだけでなく、メールを受け取る立場の場合でも、CCに自分のアドレスを入れられないようにしておきたいところです。
「とりあえず小林もCCに入れておこう」と思われてしまうと、関係ないメールまで送られてきてメールの受信箱を圧迫します。
あまり仕事で手を広げすぎないことでしょうね。
経理、総務、人事など、いろんな種類の仕事を一枚でも噛んでいると、情報共有のためにCCを入れられてしまいます。
「とりあえずCCに入れとこうマン」はどこにでも出没します。
ノイズを減らすためにも、関係ないものにCCを入れられないように仕事の範囲を絞るようにしましょう。
▪️編集後記
昨日は会計士業で打ち合わせやフォロー。その後、カフェでブログ。
▪️娘日記
寝る時間が早くなってきました。良い傾向です。
