領収書に限らず、いろんな書類がたまっていきます。捨てるわけにはいかないけど、かといって使うこともない書類は結構たまりがちです。私はAdobe Scanを使っています。
保険関係、役所から来る書類の管理
経理のために使う領収書は、たまる書類の代表格でしょう。しかし、領収書だけではなく、他にもいろんな書類がたまってくるものです。
契約している生命保険の契約内容の確認書類とか年金関係の書類とか水道高熱費の支払いの領収書とか、捨てるわけにはいかないけど、かといって使うこともない書類もいろいろあります。
確定申告の時なんかに使う可能性があるものであれば、保管しておくかつ後で取り出しやすいような場所に置いておいた方がいいでしょう。
しかし、生命保険の書類なんて使うことはおそらくほぼないでしょう。
使うことがないから、机の引き出しなど後から取り出しやすいようなところに入れてしまうと、引き出しの中に書類が溜まってしまってぐちゃぐちゃになってしまいます。
このような使うことはないけど、かといって捨てるのもちょっと勇気がいるような書類については、Adobe Scanでデータを読み取って、データで保管するようにしています。
Adobe Scanでデータ化
スマホアプリのAdobe Scanで紙の書類を読み取り、それをパソコンの中にPDFデータで保管しています。
普通にカメラで写真を撮っておいて保管するのでもいいんですが、それだと写真データがGoogleフォトとかiPhoneの写真アプリなどに保管されてしまいます。
それでもいいんですけど、写真データだとファイルが重くなってしまうので、できれば私はPDFとしてデータを保管しています。
また、写真アプリの中ではなく、パソコンのフォルダに保存しておき、検索で探せるようにしておきたいので、私はAdobe Scanを使っています。
Adobe Scanだと無料で使えますし、OCR読み取りの機能もあるので、ものによっては書類の中のデータも文字なども認識してくれる機能もあります。
スキャンした書類は捨ててしまってもいいでしょうし、捨てるのはちょっと忍びないという場合には、どこかのファイルに入れておいて、もう押入れの奥に入れちゃってもいいでしょう。
そうしておけば部屋もすっきりしますし、万が一書類が必要になってもファイルをパソコン上で検索していけば書類を見つけることもできます。
スキャナを使うか？
スマホアプリではなく、Scan Snapなどのスキャナーを使うという方法もあります。
確かに、その方が大量の書類を連続でスキャンしていくにはスピードも速いでしょうし、読み取りの精度も高いでしょう。
ですが、単純にスキャナーは値段が高いです。最新式だと3万円くらいします。
もちろんスキャナーを使った方が便利にはなるでしょうけど、3万円を出すのであれば他のことにお金を使った方がいいです。
Adobe Scanであれば基本無料で使え、元からあるスマホを使えばいいので追加のコストはありません。
大きな会社でなければ、高機能なスキャナは不要でしょう。
ペーパーレスにしようと思っても、問答無用で送られてくる紙の処分は悩みどころです。
まずはスマホのアプリでデータ化してしまって、紙の書類は捨てるか、見えないところにしまうようにして、作業環境をスッキリさせましょう。
▪️編集後記
昨日は税務署や県税事務所、市役所へ。帰宅後は税理士業。
▪️娘日記（0歳）
薄い青緑のシャツと黄色いズボンを着ることが多いのですが、その組み合わせだと高木ブーの「かみなり様」みたいに見えます。
緑のアフロかつらを着けたくなります。
