生産性を上げるためには、DXなのか残業規制なのか成果主義なのか。何が正解かはわかりませんが、生産性を下げるのは、「迷うこと・探すこと・手戻りすること」の3つに集約されます。
「迷う・探す・手戻りする」が生産性を下げる
「イシューからはじめよ」では、「悩む」と「考える」は違うということが書かれていた記憶があります。
「悩む」というのは、答えを出すことを目的にしていなくて、前に進もうとしていない状態。
「考える」というのは、答えを出すために、思考を前に進めていく作業。
表現は違うかもですが、おおよそこんな違いかと。
人生においては「悩み」は尽きないものですし、悩まない人生が良いことなのかはなんとも言えません。
ですが、仕事では悩みは無用で、少しでも前に進むために「考える」ことをしなければなりません。
悩んでいる時間、迷う時間は、「考えるフリ」でしかないので、答えも出ません。結果として、時間を浪費することになり、生産性も下がります。
パソコンのデスクトップがファイルだらけだったり、フォルダの階層が多すぎて目的のファイルまでたどり着くのに時間がかかるのも、小さいことながら生産性を下げます。
デスクの上が散らかるのも、書類を探すという何も価値を産まない時間が増えていくだけです。
（デスクの散らかり具合は、私はあまり人のことは言えないのですが・・・）
手戻りするというのも、時間を大きく浪費します。
ファイルのバージョン管理ができてなくて、同じ作業を何度もやっていると、生産性なんて一向に向上しません。
これら3つの「迷う・探す・手戻りする」を撃退することが、生産性向上には必要です。
具体的な対策
迷わない
多くの集中力に関する書籍や仕事の効率アップに関する書籍で、「手を動かしながら考える方が、結果として早く終わるし、質も高いことが多い」と書かれています。
手を動かさず、「ウーン」と悩んでいるだけでは何も進みません。
アイデアがない状態でも、とりあえず手を動かすだけでも作業は進みます。
手を動かしているうちに、意外にアイデアが浮かんでくる可能性もあります。
私もブログを書くとき、ネタがなかなか定まらず、時間がかかることがあります。
そういうときは、とりあえず昨日あったこととか、読んだ本の感想や気付きを書いてみます。
すると、何か良い感じにまとまることがあります。
何も手を動かさなかったら得られない体験ではないかと思います。
探さない
パソコンに入っているデータや紙の書類を探す時間は、思っている以上に大きいものです。
人は1年間に平均150時間を探し物に使っているともいわれています。
150時間といえば1日8時間仕事をするとして、約18日。1年間のうち、ほぼ平日1ヶ月間は探し物をして時間が過ぎていることになります。
ファイルを探さないために、パソコンのデスクトップにファイルは置きません。
データはGoogleドライブに全て入れていますが、フォルダの階層分けは最小限にしています。
よく開くファイルはピン留めするなどして、すぐに開けるようにしています。
Macだと、Alfredなどの有料アプリを使えば、目的のファイルまで検索ですぐにアクセスすることもできます。
また、開かなければいけないファイルを増やしすぎないようにもしたいところです。
経理をするのに、固定資産のExcel・売上集計のExcel・人件費のExcelと全部がバラバラのファイルになっていたら、それらのExcelを探したり、ファイル間を行ったり来たりすることに時間がかかります。
一つの作業に、ファイルは一つを原則にして、極力ファイルを増やさないようにします。
手戻りしない
手戻りしてしまうことは、多くの事務仕事をする社会人の悩みでしょう。
手戻りが発生するのは、
・コミュニケーション不足
・作業する人が複数人いる
ことが主な要因ではないかと思います。
「Aだと思って作業していたら、お客様の考えはBの方向性だった」というミスマッチが起これば、Aの方向で進めていた仕事をBに軌道修正する必要があり、結果として手戻りが発生します。
そうならないように、対面でのコミュニケーションは欠かしてはいけないものです。
チャットやメールといったテキストコミュニケーションもありますが、重要なところでは顔を突き合わせて話をしたほうがいいです。遠方で難しければ、ZoomなどのWeb会議でもいいでしょう。
一つのファイルを複数人で作業していると、同期が取れていなかったりバージョン管理をミスって手戻りになることがあります。
極力、ファイルの編集者は1人に絞ったほうがいいでしょう。
うまくいかない場合
とはいっても、うまくいかないこともあります。
「迷ってはいけない」と言いつつ、手を付けずにウンウンと迷うこともあります。
紙の資料が見つからず、押入れを探し回ったこともあります。
ファイルのバージョン違いはさすがに最近はありませんが、作業が手戻りしてしまうこともあります。
こういうのはPDCAです。
すぐにできなくても、なぜできなかったのかを検証して、改善策を考え、またやってみる。
生産性、効率性を上げることは、それだけ試行錯誤をする価値のあることだと思っています。
「時間を制する者は、人生を制する」とも言います。
（実際に言われているのかは知りませんが）
少しずつでも、改善を目指していくことが大事です。
▪️編集後記
昨日は税理士業とセミナー準備。
▪️娘日記
家族3人でランチで外出。キッズスペースもあるところで、気兼ねなく食事ができました。
お風呂では久しぶりに機嫌が良かったです。
