急ぎの仕事は避けられないものですが、「至急」とか「今すぐ」とはできるだけ言わないようにしたいものです。
至急・大至急・今すぐ
どこからとは言いませんが、あるところから郵便で「今すぐ開封してください」という郵便物が来ました。
何かの督促かと思ったのですが、そういうわけではなく、営業のDMでした。
「こんなことで『今すぐ』とか言うなよ」とイラついてしまいましたが、本当に急ぎでやらなければいけない仕事があると、「今すぐ」とか「至急」といいたくなる状況もあります。
10年ぐらい昔の話ですが、期日が迫っているわけでもないのに、メールでかなりの頻度で「至急お願いします」と連絡をされる方がいらっしゃいました。
そして、本当に急ぎのときは「大至急お願いします」と連絡が。
「至急」がインフレしていて、どれぐらい急がなければならないのかがわからなくなるときがありました。
「至急」とか「今すぐ」というのは、言う方も言われる方も、良い気はしませんよね。
言わなくていいなら、言わずに仕事を進めたいものです。
急がないように、前倒し
締め切りが迫っているから、「至急」案件が出てしまいます。
「締切を制する者が仕事を制する」とどこかの本に書いていた記憶がありますが、締切をコントロールできれば、「至急」と言わなければいけない状況は減っていきます。
税理士の仕事には、税務署などに出す書類の提出期限があるものが多いです。
これを期限ギリギリに提出しようとせず、前倒しをすることもできます。
個人の所得税であれば、3月15日が期限ですが、1月や2月に提出することもできます。
そういった前倒しをするには、前倒しができるだけの仕事量にコントロールすることです。
忙しくしている士業の人たちは、仕事量が多すぎるように思います。
結果として、期日ギリギリになるし、月次決算もかなり遅いという状況もよく見聞きします。
それでも「至急」のことは避けられないとき、どうするか
仕事量をコントロールしても、前倒しをしていても、急ぎで確認・対応しないといけないことは出てきます。急ぎの仕事をゼロにするということは、現実的ではないでしょう。
そういう状況になったら、四の五の言わずに急ぎでやるしかありません。すぐに対応できるようにするためにも、やはり仕事量は普段からコントロールが必要ということになります。
仕事を減らすとか、余力を残すというと、手抜きをするイメージもありますが、実際は案外簡単ではなかったりします。
有名な「パーキンソンの法則」にもあるように、仕事は時間があればあるほど増えていくものです。
至急のことにも対応できるように時間に余白を作るというのは、それなりの決意と意志と行動力が必要になります。
私も試行錯誤の毎日です。
- 仕事以外の予定も組み込む（トレーニング、読書、勉強）
→急ぎの仕事が出たら、この時間を至急対応に充てられる - 仕事のスピードを上げる（タイマーで時間を計測）
- どこでも仕事ができるようにする（クラウドストレージ、ペーパーレス）
こういった工夫を日々しています。
理想は「至急対応してください」ということがなくなることではありますけどね。
少なくとも、郵送で督促でもないのに「至急開封してください」と言ってくるのは、不愉快なので私的にはナシですね。
▪️編集後記
昨日は赤ちゃん向けの展示会に参加。ハイハイレースを見たり、マルシェを見たりしました。
▪️娘日記（0歳）
鼻水はほぼ治りました。花粉症とか乳児でもあるんですかね？
